AI-oplossing · Leveren

Contracten elektronisch ondertekenen, met bewijsspoor

Een handtekening is zoveel waard als het bewijs eromheen. Je klant tekent in de browser, zonder account en zonder printer, en het systeem legt vast welk document is getekend, door wie, wanneer en na welke stappen. Beide partijen krijgen hetzelfde ondertekende document, en jouw dossier is compleet zonder dat iemand iets hoeft te archiveren.

Het probleem

Je stuurt een contract als pdf, de klant print het, tekent, scant scheef en mailt het terug. Dagen later blijkt hij een oude versie te hebben ondertekend. En als je maanden later moet aantonen wat er precies is afgesproken, hangt je bewijs af van wie welke mail nog heeft.

Wat het oplevert

Ondertekenen kost de klant een paar minuten in de browser, zonder account
Er kan alleen getekend worden op de actuele versie van het document
Een vastgelegd spoor van document, ondertekenaar, tijdstip en doorlopen stappen
Het ondertekende contract staat automatisch in het dossier van de klant
Doorlooptijd van dagen naar dezelfde dag, omdat printen en scannen vervalt

Hoe het werkt

In 5 stappen

Het contract wordt klaargezet
Het document ontstaat uit de gegevens die al bekend zijn, zodat er geen verouderde versie of verkeerde naam in terechtkomt.
De klant tekent in de browser
Hij opent een persoonlijke link, leest het document en tekent. Geen account, geen app, geen printer.
Het bewijsspoor wordt vastgelegd
Welk document, welke versie, wie tekende, op welk moment en welke stappen daaraan voorafgingen, wordt opgeslagen bij het contract.
Beide partijen krijgen hetzelfde document
Het ondertekende contract gaat naar de klant en naar het dossier, zodat er geen twee versies in omloop komen.
De keten loopt door
Na ondertekening start wat er moet gebeuren: de factuur, de planning of de levering. Een getekend contract blijft niet in een map wachten.

Waarmee we dit bouwen

Voor wie

lease-, verhuur- en abonnementsbedrijven met terugkerende contracten
dienstverleners die opdrachtbevestigingen ondertekend terug willen
bedrijven die hun contractdossier nu in mailmappen bewaren

Veelgestelde vragen

Is zo'n handtekening rechtsgeldig?

Dat hangt af van het soort overeenkomst en het niveau van ondertekening dat daarbij hoort; die afweging maak je met je eigen jurist. Wat wij leveren is het bewijs eromheen: welke versie van welk document is getekend, door wie, wanneer en na welke stappen. Wil je een zwaarder niveau met aanvullende identificatie, dan bouwen we die stap ervoor.

Kunnen wij onze eigen documenten gebruiken?

Ja. Je bestaande contracten en voorwaarden blijven de basis; wij maken er sjablonen van die zich vullen met de gegevens die al in je systeem staan. Verandert er iets in je voorwaarden, dan pas je het sjabloon aan en geldt dat voor nieuwe contracten. Al getekende contracten blijven onveranderd bewaard zoals ze zijn ondertekend.

Waar het draait