Van maandbedrag tot getekend contract, zonder rekenblad.

Uitdaging

Leaseprijzen kwamen uit rekenbladen. Elke offerte was handwerk: iemand zocht de inkoopprijs op, telde transport en bpm erbij, koos een rentepercentage, schatte de restwaarde en plakte er onderhoud, banden en verzekering bij. Dat kost tijd en het kost marge. Twee medewerkers die dezelfde auto doorrekenen, komen zelden op hetzelfde bedrag uit.

Daar kwam bij dat de leasetak uit dezelfde voorraad put als de import- en verkooptak. Wie op een verouderde inkoopprijs rekent, biedt een contract van meerdere jaren aan op een getal dat vorige maand klopte. De prijs moest mee-ademen met de bron.

Na het tekenen begon het tweede probleem. Een leasecontract is geen verkoop maar een relatie van jaren: kilometerstanden, onderhoudsbeurten, bandenwissels, schades, contracteindes. Dat liep via telefoon, mail en het geheugen van één medewerker. En de directie wilde de rekenregels niet uit handen geven. Rente en restwaarde zijn commerciële knoppen; die horen bij de eigenaar, niet bij de bouwer.

Aanpak

Wij bouwden een prijsmotor die rechtstreeks op de importprijs rekent. Verandert de inkoop, dan verandert het maandbedrag mee. Geen tussenversie, geen kopie die stilletjes veroudert.

Alle parameters, van rente en restwaarde tot onderhoud, banden en verzekering, beheert de directie zelf in een scherm dat geen technische kennis vraagt. Elke wijziging gaat door een automatische controletest voordat hij naar buiten mag: de motor rekent een reeks bekende situaties door en slaat alarm zodra een uitkomst buiten de verwachte bandbreedte valt. Een typefout in een percentage kan zo geen reeks verkeerde offertes veroorzaken.

Het contractproces is één doorlopende lijn. Een zakelijke aanvrager wordt gecontroleerd op tekenbevoegdheid, want een leaseovereenkomst die getekend is door iemand zonder mandaat is geen leaseovereenkomst. Daarna volgen identiteitsverificatie en elektronisch ondertekenen, met een bewijsspoor dat vastlegt wie wat wanneer heeft getekend. Voor het contract definitief wordt, beoordeelt de leasedesk het dossier. Dat is bewust een mens in de lus, een mens in de lus: kredietwaardigheid en uitzonderingen blijven een menselijk oordeel.

Voor de jaren daarna is er een wagenparkportaal met twee gezichten. De fleetmanager ziet het hele wagenpark, een berijder ziet zijn eigen auto en verder niets. Kilometerstanden, onderhoud en bandenwissels worden daar bijgehouden, en schade meldt de berijder met foto’s vanaf zijn telefoon. Dagelijks kijkt het systeem vooruit: een onderhoudsbeurt die eraan komt, een contract dat afloopt, een kilometerstand die uit de pas loopt met de afspraak. Die signalen gaan naar de juiste persoon voordat ze een probleem worden.

De maandelijkse facturatie loopt daarachteraan. Facturen worden automatisch opgemaakt en als e-factuur verstuurd, in het formaat dat zakelijke klanten rechtstreeks in hun eigen administratie inlezen.

Resultaat

Een offerte is een handeling van seconden geworden in plaats van een middag, en twee medewerkers komen op hetzelfde bedrag uit omdat ze op dezelfde motor rekenen. Prijswijzigingen zijn een beslissing van de directie, geen opdracht aan een ontwikkelaar: wie de rente aanpast, ziet het effect dezelfde dag terug in de offertes.

Het contract komt sluitend rond zonder dat er papier aan te pas komt, inclusief het bewijs dat de juiste persoon heeft getekend. De leasedesk houdt de beslissing die ertoe doet en verliest de administratie eromheen.

De jaren na het tekenen zijn geen zwart gat meer. Wat er met een auto gebeurt staat op één plek, zichtbaar voor fleetmanager en berijder, en de dagelijkse signalen zorgen dat onderhoud en contracteinde niet ongemerkt voorbijgaan. De leasetak kan zo groeien zonder dat de administratie evenredig meegroeit.

Wat handmatig bleef

De kredietbeoordeling en alle uitzonderingen blijven mensenwerk: de leasedesk geeft akkoord voordat een contract definitief wordt. Ook de rekenparameters worden bewust niet automatisch bijgesteld. Rente, restwaarde en de kostenposten zet de directie zelf, omdat dat commerciële keuzes zijn en geen technische.