Van reservering tot compleet dossier in de backoffice, zonder medewerker.

Uitdaging

Vier autobedrijven onder één dak: verkoop en import, lease, financiering, en rijden zonder bijtelling. Vier merken, vier administraties, en een klant die zich bij elke stap opnieuw moest melden. Wie een auto reserveerde, kwam in een keten van handwerk terecht: gegevens natrekken, documenten opvragen, betaling afstemmen, dossier aanmaken, factuur versturen.

Dat werkt zolang het volume klein blijft. Zodra er meerdere reserveringen per dag binnenkomen, wordt elke controle een wachtrij. Bedrijfsgegevens kloppen niet altijd, een rijbewijs kan verlopen zijn, en een betaling die niet aan een dossier hangt kost later dubbel zoveel tijd. Daar komt regelgeving bij: bij transacties van deze omvang horen controles die je niet alleen uitvoert, maar ook moet kunnen aantonen.

De opdracht was dus niet “maak een website”. De opdracht was: laat de keten van reservering tot boekhouding zichzelf draaien, en laat een mens alleen beslissen waar een mens moet beslissen.

Aanpak

We bouwden één gedeelde backend voor alle vier de bedrijven, met een operationsportaal van 62 schermen voor de binnenkant en een klantportaal voor de buitenkant. Daaronder liggen 147.311 regels eigen code, 117 API-routes en 133 tabellen met rijniveaubeveiliging, zodat elk bedrijf alleen zijn eigen gegevens ziet. In totaal zijn 24 diensten gekoppeld, van betalen en mailen tot opslag en boekhouding.

De kern is de reserveringsketen. Een klant kiest een auto en reserveert. Het systeem controleert de bedrijfsgegevens en het btw-nummer, verifieert het rijbewijs met een live-selfie, verwerkt de betaling via iDEAL of SEPA, stuurt de bevestiging en zet het dossier klaar in de backoffice. Dat gebeurt binnen seconden, zonder dat er een medewerker aan te pas komt.

Waar het om oordeel gaat, houden we een mens in de lus: een mens in de lus. Risicosignalen worden gescoord, maar de eindbeslissing ligt altijd bij een medewerker en het systeem meldt nooit zelfstandig. Twijfelgevallen komen in een beoordelingswachtrij met een tijdklok, zodat zichtbaar is hoelang een dossier ligt en wie ernaar kijkt. Hetzelfde principe geldt voor content: nieuwsbronnen leveren concepten aan, de redactie keurt goed, en pas daarna gaat een bericht naar de site, de socials en de nieuwsbrief.

Daaromheen draaien 32 geautomatiseerde taken: monitoring van concurrenten met een tegencampagne die klaarstaat, cookieloze meting aan de serverkant, en facturatie met e-facturen, automatische herinneringen en een koppeling naar het boekhoudpakket voor alle vier de administraties.

Resultaat

De keten van reservering tot dossier loopt door zonder tussenkomst. De klant krijgt binnen seconden bevestiging, de backoffice krijgt een compleet dossier. Medewerkers controleren in plaats van overtypen, en de geautomatiseerde taken melden zich alleen als er iets aandacht nodig heeft.

De directie stuurt vier bedrijven vanuit één portaal. Voorraad, reserveringen, contracten, facturen en publicaties staan op dezelfde plek, met gegevens gescheiden per bedrijf en rechten gescheiden per rol. Een nieuwe dienst wordt aangesloten op de bestaande backend in plaats van ernaast gezet.

Eerlijk over de stand van zaken: bij oplevering stond de betaalkoppeling nog in testmodus, en de koppeling met het boekhoudpakket en de automatische marketingacties staan bewust uit tot de directie ze aanzet. De tegencampagne is gebouwd en gepauzeerd. Het platform draait; het tempo van aanzetten bepaalt de klant.

Wat handmatig bleef

Bij oplevering stond de betaalkoppeling nog in testmodus. De koppeling met het boekhoudpakket en de automatische marketingacties staan bewust uit tot de directie ze aanzet. De tegencampagne tegen concurrenten is gebouwd en staat gepauzeerd.