Ruim 300.000 artikelen, meerdere EU-landen, geen vaste bezetting.

Uitdaging

Een webshop met ruim 300.000 artikelen in meubels en tuin klinkt als schaal. In de praktijk is het vooral administratie. Elk artikel heeft een prijs, een leverancier, een levertijd en een btw-behandeling die per bestemmingsland verschilt. Verkoop je in meerdere EU-landen, dan vermenigvuldigt dat zichzelf.

De tweede last zit aan de inkoopkant. Leveranciers sturen hun facturen in hun eigen opmaak, in hun eigen valuta, op hun eigen moment. Iemand moet ze lezen, boeken en koppelen aan de verkopen waar ze bij horen. Bij dit volume is dat geen taak meer, dat is een functie.

De derde zit in het verkopen zelf. Een bank of een loungeset koop je met je ogen. De klant wil weten hoe het in zijn eigen kamer staat, niet hoe het in een studio staat. En wat vandaag binnenkomt, moet vandaag op de kanalen staan waar die klant kijkt, per land en in de taal van dat land.

Peponi XL is opgezet zonder vaste bezetting. Dat was geen bezuiniging maar een ontwerpeis: alles wat dagelijks terugkomt, moet zichzelf doen.

Aanpak

De etalage draait op Next.js en React, met Shopify als commerce-motor en Supabase als eigen gegevenslaag. Beeld en bestanden staan bij Cloudflare. Daardoor blijft de winkel snel terwijl het assortiment groot is: 288.000 productpagina’s staan indexeerbaar online.

De boekhouding loopt volautomatisch. Verkopen krijgen de btw-behandeling van het bestemmingsland, met dagelijkse wisselkoersen, en aan het eind van het kwartaal ligt het rapport klaar. Inkoopfacturen worden met Claude uitgelezen, zodat niemand ze overtypt. Is het systeem ergens niet zeker van, dan komt die regel in een wachtrij en beslist een mens: een mens in de lus. Die correctie onthoudt het systeem per leverancier, zodat dezelfde twijfel niet elke maand terugkomt. Inkoop en verkoop worden automatisch aan elkaar gekoppeld.

Voor het verkopen zelf kwam er ‘Bekijk in jouw ruimte’. De klant uploadt een foto van zijn kamer en ziet het product er realistisch in staan. Geeft hij toestemming, dan gaat dat beeld als content naar 14 socialkanalen per land. De klant levert zo het materiaal waar anders een fotoshoot voor nodig was, en de kanalen blijven gevuld zonder dat er iemand zit te plannen.

Daaromheen staan 22 automatiseringen: orderstatus, e-mail via Brevo, voorraadsignalen, contentdistributie. De eigenaar krijgt elke dag een omzetsamenvatting via WhatsApp, geen dashboard dat je moet openen maar een bericht dat binnenkomt. Het shoppable magazine sluit de cirkel: je bladert, je scant de code en je staat op het product.

Resultaat

De winkel draait. Ruim 300.000 artikelen staan online, 288.000 productpagina’s zijn indexeerbaar en de dagelijkse gang van zaken loopt door zonder dat iemand op een knop drukt: bestellen, factureren, boeken, publiceren.

Wat dat concreet betekent. De btw over meerdere landen is geen kwartaalpaniek meer maar een rapport dat klaarligt. Inkoopfacturen kosten alleen nog aandacht als het systeem zelf twijfelt, en die aandacht hoeft maar een keer per leverancier. De kanalen in elk land worden gevuld met beeld uit echte klantkamers in plaats van uit een studio. En de eigenaar weet elke ochtend hoe gisteren ging, zonder in te loggen.

Dit is ons eigen platform, en dat is zichtbaar in de volgorde waarin we het bouwden: eerst alles automatiseren, dan terugschakelen naar handwerk waar dat echt beter is. Bij klantwerk draaien we die volgorde om en zetten we automatisering stap voor stap aan, met de directie aan de knop. Peponi XL laat zien waar die weg eindigt.

Wat handmatig bleef

Assortiment, leveranciersrelaties en prijsbeleid blijven mensenwerk; het systeem voert uit, het kiest niet. Factuurregels waar de herkenning onzeker over is, gaan bewust naar een mens in plaats van naar een gok. En beeld uit een klantkamer gaat alleen naar social als die klant er toestemming voor geeft.