WhatsApp-assistent die vragen beantwoordt en afspraken inplant
Een assistent op je zakelijke WhatsApp-nummer die vragen over je aanbod, prijzen, voorraad en levertijd beantwoordt uit jouw eigen bronnen. Hij plant afspraken in je agenda, stuurt de bevestiging en geeft het gesprek door aan een collega zodra het over geld, klachten of uitzonderingen gaat.
Je klanten appen liever dan dat ze bellen of een formulier invullen. Nu komen die berichten binnen op het toestel van één collega, worden ze 's avonds niet beantwoord en is er maandag geen spoor van wat er is afgesproken. De helft van de vragen is bovendien elke week dezelfde vraag.
- Vragen krijgen ook 's avonds en in het weekend antwoord
- Afspraken staan meteen in de agenda, met bevestiging
- Elk gesprek staat centraal, niet op één telefoon
- Een collega neemt over met het hele gesprek voor zich
- Je ziet welke vragen blijven terugkomen en wat dat je kost
In 4 stappen
-
Antwoord uit jouw bronnen
De assistent antwoordt op basis van jouw aanbod, prijzen en voorwaarden, niet op algemene kennis van het internet. Weet hij iets niet, dan zegt hij dat en schakelt hij door. -
Afspraak of bestelling
Wie verder wil, krijgt vrije momenten aangeboden of een directe link naar de bestelflow. De bevestiging komt in hetzelfde gesprek binnen. -
Overdracht aan een mens
Bij een klacht, een uitzondering of een gesprek dat vastloopt neemt een collega het over met de hele geschiedenis op één scherm. De klant merkt alleen dat er iemand anders meeleest. -
Terugkoppeling naar je systemen
Wat er is afgesproken, landt in je klantdossier en je agenda. Je hoeft achteraf niets over te typen om te weten wat er is beloofd.
- bedrijven met veel terugkerende klantvragen
- dienstverleners die op afspraak werken
- webshops met vragen over voorraad en levertijd
- teams die klantcontact nu op privétoestellen doen
Veelgestelde vragen
Gaat een assistent geen dingen beloven die niet kloppen?
Hij antwoordt alleen uit jouw eigen bronnen en zwijgt over onderwerpen die je hebt afgeschermd, zoals kortingen of juridische toezeggingen. Twijfelt hij, dan draagt hij het gesprek over in plaats van te gokken. Je kunt meelezen in de gesprekken en bijsturen wat er wel en niet gezegd mag worden.
Merkt de klant dat hij met een assistent praat?
Ja, dat vertellen we aan het begin van het gesprek. Dat is eerlijk, en het werkt beter: mensen stellen kortere, duidelijkere vragen als ze weten waar ze mee praten. Zodra een collega overneemt, ziet de klant dat ook, zodat er nooit onduidelijkheid is over wie er antwoordt.