E-facturen versturen en opvolgen zonder handwerk
Zodra een order of contract afgerond is, gaat de factuur eruit in het formaat dat de klant verwerkt: een pdf voor consumenten, een machineleesbare e-factuur voor zakelijke klanten en overheden. Blijft betaling uit, dan volgt een herinneringsreeks die je zelf hebt bepaald. Wat openstaat, zie je in één overzicht.
Je facturen gaan de deur uit zodra iemand eraan denkt, en herinneringen pas als het echt begint te knellen. Zakelijke klanten vragen om een e-factuur die je administratie niet uit zichzelf maakt, dus doet iemand dat er handmatig bij. Ondertussen weet je niet precies wie er te laat is, tot je debiteurenlijst tegenvalt.
- Facturen vertrekken op het moment dat ze moeten vertrekken, niet wanneer iemand eraan denkt
- Zakelijke klanten en overheden krijgen een machineleesbare factuur zonder extra handeling
- Herinneringen volgen elkaar op volgens een schema dat jij bepaalt, in jouw toon
- Een actueel beeld van wat openstaat, hoe lang al en bij wie
- Betaallinks en termijnbetalingen lopen mee in dezelfde stroom
In 5 stappen
-
De factuur ontstaat uit de order
Wat er is verkocht of geleverd, bepaalt de factuur. Niemand typt regels over uit een ander systeem. -
Het juiste formaat gaat naar de juiste klant
Consumenten krijgen een leesbare factuur, zakelijke klanten en overheden een machineleesbare versie die hun administratie direct verwerkt. -
Herinneringen volgen vanzelf
Blijft betaling uit, dan gaat er op vaste momenten een nettere en daarna stevigere herinnering uit, met een betaallink erbij. -
Uitzonderingen gaan naar een mens
Een klant met een betalingsregeling of een lopend geschil wordt uit de reeks gehaald en komt bij jou terecht, niet bij het incassotraject. -
Je ziet wat openstaat
Eén overzicht met openstaande bedragen, ouderdom en de laatste actie per klant, zonder dat iemand daar een spreadsheet voor bijhoudt.
- bedrijven die zowel aan consumenten als aan zakelijke klanten factureren
- dienstverleners met terugkerende termijnen of abonnementen
- ondernemers die achterstallige betalingen nu met de hand opvolgen
Veelgestelde vragen
Kan ik de toon van de herinneringen zelf bepalen?
Ja, en dat is geen detail. Jij bepaalt de teksten, het aantal stappen en de tussenpozen, en welke klanten of bedragen nooit automatisch worden aangeschreven. Voor je beste klanten wil je meestal een seintje aan de accountmanager in plaats van een automatische aanmaning. Dat onderscheid leggen we vooraf vast.
Werkt dit met mijn bestaande boekhoudpakket?
In de meeste gevallen wel. Facturen en betaalstatussen lopen mee naar je administratie, zodat je maar één waarheid hebt over wat er openstaat. We kijken vooraf welke koppeling jouw pakket toelaat en wat dat betekent voor de stappen die je automatisch kunt zetten; wat niet kan, zeggen we voordat we bouwen.