Inkoopfacturen die zichzelf inlezen
Inkoopfacturen komen binnen als pdf, scan of bijlage. Een model leest leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw uit en zet de boeking klaar. Is het model onzeker, dan komt de factuur in een wachtrij waar een mens hem in seconden bevestigt of corrigeert. Die correctie wordt onthouden, zodat dezelfde leverancier de volgende keer wel direct goed gaat.
Elke week ligt er een stapel inkoopfacturen: pdf's uit de mail, scans, bonnetjes uit een app. Iemand typt ze over, herkent de ene leverancier wel en de andere niet, en maakt onvermijdelijk fouten in bedragen. Aan het eind van de maand klopt de crediteurenlijst niet en ben je aan het zoeken welke factuur ontbreekt.
- Facturen zijn binnen minuten uitgelezen in plaats van aan het eind van de week
- Alleen de twijfelgevallen kosten nog menselijke aandacht
- Dubbele facturen worden herkend voordat er betaald wordt
- Een leverancier die één keer is gecorrigeerd, gaat daarna vanzelf goed
- De crediteurenlijst is op elk moment actueel, niet pas na de maandafsluiting
In 5 stappen
-
Alles komt op één plek binnen
Mail, upload en leveranciersportaal komen in dezelfde stroom terecht. Geen factuur blijft nog in een persoonlijke inbox hangen. -
Het model leest de factuur uit
Leverancier, nummer, datum, regels en btw worden herkend, ook bij scans en bij leveranciers die elk kwartaal hun opmaak veranderen. -
Twijfel gaat naar een mens
Komt het model onder de zekerheidsdrempel, dan verschijnt de factuur in een wachtrij met het origineel ernaast. Bevestigen of corrigeren kost seconden. -
Het systeem onthoudt de correctie
Wat een mens verbetert, geldt voortaan voor die leverancier. De wachtrij wordt daardoor elke maand korter in plaats van langer. -
De boeking gaat door naar je administratie
Goedgekeurde facturen belanden in je boekhouding met het document eraan vast, zodat bij elke regel het bewijs zit.
- webshops en groothandels met veel leveranciers
- administratiekantoren die voor meerdere klanten boeken
- bedrijven waar facturen nu per e-mail tussen collega's rondgaan
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als de AI het fout heeft?
Dan corrigeert een mens het, en zo is het met opzet ingericht. Elke uitgelezen factuur krijgt een zekerheidsscore; alles daaronder komt in een wachtrij met het originele document ernaast. Er wordt niets geboekt waar niemand naar heeft gekeken als het systeem twijfelt, en elke correctie telt mee voor de volgende factuur van die leverancier.
Werkt dit ook met papieren facturen en scans?
Ja. Scans en foto's lopen door dezelfde stroom als digitale pdf's, alleen komt er bij een slechte scan vaker een mens aan te pas. Leveranciers die je vaak ziet, worden na een paar correcties betrouwbaar herkend. Bij een leverancier die je één keer per jaar hebt, blijft een blik van een mens verstandig.